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A qui s’adresse la prestation de rédaction de procès-verbaux ?

La rédaction de comptes rendus et procès-verbaux par des agences de rédaction/sténotypie s’adresse à tous types d’organismes désireux de confier une telle tâche à des professionnels de l’écrit :

  • Instances représentatives du personnel (CSE, CSSCT, Commission politique sociale…) ;
  • Conseils d’administration ;
  • Organismes de collectivités publiques ;
  • Colloques…

Toutefois, les instances représentatives du personnel que sont notamment le comité social et économique (CSE) et la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) représentent la plus grande partie de l’activité des professionnels de ce secteur dont le quotidien de travail est rythmé par le calendrier des réunions sociales. D’ailleurs, la loi autorise officiellement les directions comme les membres élus de ces instances à recourir à ces sociétés spécialisées.

Rédaction de procès verbaux pour ce cse

Confier la rédaction des PV de CSE/CSSCT à une société de sténotypie : Pour qui et dans quel but ?

La rédaction du procès-verbal du CSE relève de la responsabilité du secrétaire de l’instance. Pour s’acquitter de cette obligation légale et s’assurer de diffuser le document dans les délais légaux, le secrétaire peut faire appel à une société de rédaction spécialisée ou non dans les réunions sociales. De la même façon, l’employeur peut décider de recourir à un tel service (Article D2315-27 du Code du travail).

La rédaction de comptes rendus par un professionnel : comment ça marche ?

En faisant appel à une société de rédaction comme Alliance des mots, je confie la production de mes comptes rendus à des professionnels qui assistent aux réunions à distance ou en présentiel, enregistrent les débats, effectuent une prise de notes et rédigent un projet de procès-verbal synthétique ou exhaustif. Les comptes rendus peuvent également être rédigés à partir des enregistrements transmis par le client.

Relevé de conclusions, synthèse, compte rendu intégral : Le procès-verbal du CSE dans sa forme.

L’article D2315-26 du Code du travail stipule que « Le procès-verbal contient au moins le résumé des délibérations du Comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion ».

Si la loi précise que le procès-verbal du CSE peut être un simple relevé de conclusions, le secrétaire peut opter pour la rédaction d’un document plus étoffé, retraçant les principaux échanges tenus en séance sous forme de synthèse plus ou moins longue, ou comprenant la totalité des informations émises en séance sous forme de verbatim révisé ou de transcription intégrale mot à mot. Ces deux niveaux de rédaction ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients. En allant à l’essentiel, le procès-verbal synthétique (4 à 7 pages par heure de réunion en moyenne) est un document relativement concis, susceptible d’être lu par un plus grand nombre de salariés qu’un PV intégral. Exhaustif par définition, le compte rendu intégral (12 à 16 pages par heure de réunion en moyenne) présente quant à lui le risque de rebuter son public destinataire mais est davantage exploitable en cas de désaccord sur le contenu des débats émis en séance ou de conflit juridique interne. Les sociétés de rédaction comme Alliance des mots proposent des formats de comptes rendus sur-mesure et peuvent donc produire celui qui convient le mieux au client.

La diffusion du procès-verbal du CSE : pour quel public et par quels moyens ?

Le procès-verbal du CSE est destiné aux membres de l’instance, représentants de la direction et élus, et aux salariés de l’entreprise. Il peut également être communiqué à des instances de contrôle comme la DIRECCTE, à la médecine du travail de l’entreprise ou encore à des cabinets indépendants au titre d’une expertise. Il peut être envoyé par e-mail aux destinataires, être publié sur l’Intranet de l’entreprise ou apposé sur les panneaux d’affichage du CSE.

Qui peut modifier le projet de PV du CSE ?

Le projet de procès-verbal du CSE peut en principe être modifié par les personnes qui ont assisté à la réunion correspondante, mais ces modifications doivent de préférence porter sur leurs interventions personnelles. Il arrive cependant que des intervenants se permettent de reformuler les propos d’autres personnes, pouvant engendrer des contestations ou une approbation de la part de ces dernières. Le secrétaire du CSE reste cependant le seul maître du PV et c’est à ce titre qu’il lui appartient de centraliser les modifications éventuelles et de soumettre le projet de procès-verbal pour approbation à la réunion suivante de l’instance.

Quel est le délai de rédaction et de transmission du PV de CSE ?

La loi est très claire sur ce point : « A défaut d’accord prévu au premier alinéa de l’article L. 2315-34 », le secrétaire du CSE dispose d’un délai de 15 jours pour établir et transmettre le projet de procès-verbal à l’employeur et aux membres du comité (Article R2315-25 du Code du travail). Ce délai légal, relativement court, peut constituer un facteur de pression pour le secrétaire du CSE, et certaines directions n’hésitent pas à s’en servir pour inciter ce dernier à rédiger et transmettre les PV le plus rapidement possible. Ce délai légal, qui concerne avant tout les séances ordinaires, peut néanmoins être étendu ou raccourci par accord d’entreprise. Par ailleurs, ce délai est réduit si la réunion suivante a lieu sous moins de quinze jours, le PV devant alors être communiqué avant cette date. Aussi, faire appel à une société de rédaction comme Alliance des mots est un moyen efficace pour le secrétaire de se prémunir de tout retard en la matière, d’autant plus qu’en cas d’urgence un PV peut être exceptionnellement produit sous 24 à 48 heures à la demande du client. En effet, le délai de diffusion du PV est de 3 jours dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi et de 1 jour dans le cadre d’une liquidation judiciaire ou d’une procédure de redressement.

Un PV de CSE non approuvé peut-il être publié ?

Un PV de CSE non approuvé n’a aucune valeur juridique officielle.

Pour pouvoir être communiqué aux salariés, celui-ci doit donc être obligatoirement approuvé à la majorité ou à l’unanimité par l’employeur et les membres titulaires de l’instance. Il en est de même pour les PV de la CSSCT.

Un membre du CSE peut-il refuser l’intervention d’une agence de sténographie ?

Quand le comité social et économique est à l’origine d’une telle initiative, « l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L.2325-5 et qu’il présente comme telles ». Toutefois, certains membres du CSE, qu’ils soient élus ou représentants de la direction, peuvent voir d’un mauvais œil le fait que des rédacteurs issus d’une société extérieure participent aux réunions de l’instance. Aussi, avant de signer un contrat de partenariat avec une société de sténographie, il est préférable de soumettre le projet au sein du CSE et de voter officiellement le recours à un tel service ainsi que les conditions de sa mise en œuvre.

Est-il possible d'enregistrer les séances du CSE / CSSCT ?

Que dit la loi ?

L’article 2315-34 du Code du travail stipule que « L’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement des séances […] » de l’instance. Il arrive que la direction menace de ne plus rien dire ou d’être très laconique en matière d’information si les réunions du CSE sont enregistrées, et ce d’autant plus si celles-ci le sont par une agence de sténographie. Néanmoins, les sociétés de rédaction comme Alliance des mots sont tout à fait en capacité de rédiger des procès-verbaux uniquement à partir de leurs prises de notes. Les membres élus qui ne souhaitent pas imposer l’enregistrement des séances à leur direction pour éviter d’entrer en conflit avec elle sur ce sujet, ont donc la possibilité d’opter pour une prestation de rédaction sans enregistrement. Cette option peut même être utilisée comme un argument de poids pour convaincre des membres élus hésitants ou une direction réfractaire de recourir aux services d’une société de rédaction.

Le devoir de discrétion : Une obligation des sociétés de rédaction.

La garantie de confidentialité des informations à laquelle sont soumises les agences de rédaction est encadrée par l’article D2315-27 du Code du travail :

« Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique ».

Par conséquent, la fuite d’informations émanant d’une agence de rédaction est une faute professionnelle. Les conditions générales de vente du prestataire peuvent inclure un paragraphe dédié à la protection des informations issues de ses clients. Ces derniers peuvent en outre demander à la société de rédaction de signer une charte de confidentialité au moment de l’établissement du contrat de partenariat.

Le PV du CSE peut-il être approuvé avant la prochaine réunion de l’instance ?

La règle est que le PV du CSE soit approuvé à la réunion suivante. Toutefois, afin de mettre plus tôt le document à disposition des salariés, certains CSE procèdent à son approbation par circularisation, c’est-à-dire en centralisant les modifications éventuelles et en le faisant valider par les membres de l’instance avant la réunion suivante. Néanmoins, l’approbation du PV est officiellement actée à l’occasion de cette dernière.

Le relevé de conclusions (flash) : un moyen d’informer rapidement et simplement les salariés.

Le procès-verbal d’une réunion de CSE/CSSCT doit en principe être approuvé lors de la séance suivante de l’instance. Il s’écoule ainsi généralement un mois avant que le document puisse être communiqué auprès des salariés. Pour communiquer plus tôt sur les délibérations essentielles émises en réunion ou pour pallier un éventuel retard dans la validation du PV, les membres de l’instance, avec accord de l’employeur, peuvent décider de diffuser un relevé de conclusions ou flash dans cet intervalle de temps. D’autres CSE publient un tel document qu’une fois le PV officiel approuvé, le but étant alors de proposer, en parallèle de ce dernier, un support d’information très concis à destination des salariés souhaitant prendre connaissance uniquement des principales délibérations. Les prestataires de sténographie comme Alliance des mots peuvent rédiger des relevés de conclusions sous 24 à 48 heures à la demande du client.

Du retard dans l’approbation des PV du CSE/CSSCT : quelles conséquences ?

Plus d’un CSE accuse du retard, récurrent ou périodique, dans l’approbation de ses PV. Ceux-ci n’ont pas pu être validés parce qu’ils n’ont pas été finalisés dans les temps ou parce que certains membres n’ont pas pu le relire dans les temps. La principale conséquence est que l’information figurant dans les PV soit partiellement ou totalement périmée une fois que ceux-ci sont publiés et que leur rôle informatif perde alors tout son sens. Si une telle situation se pérennise, le risque est que les salariés ne lisent plus les procès-verbaux alors que ces derniers sont précisément faits pour ça. Pour éviter d’en arriver à une telle situation, faire appel à une société comme Alliance des mots est une bonne solution puisque sa valeur ajoutée réside dans la livraison de PV clé-en-main dans le respect des délais de diffusion légaux.

Le PV du CSE doit être diffusé sous un ou trois jours : que puis-je faire ?

Dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi (PSE), le PV du CSE doit être établi sous 3 jours. Ce délai est de 1 jour en cas de procédure de redressement ou de liquidation judiciaire. Le temps dont dispose le secrétaire pour rédiger le compte rendu est donc très court tandis qu’une telle tâche exige généralement des heures de travail à moins qu’un court extrait de PV ne suffise dans un premier temps. Faire appel aux services d’une agence de rédaction comme Alliance des mots est un bon moyen de s’assurer d’honorer des délais aussi courts. Il s’agit alors d’en aviser le prestataire en amont de sorte que celui-ci puisse effectivement répondre à ce besoin exceptionnel.

Le PV rédigé par mon prestataire de comptes rendus est incomplet : quels sont mes recours ?

Au moment de signer un contrat de prestation avec une société de sténographie, un client a tout intérêt à s’assurer que cette dernière propose de retravailler le projet de PV initial dans le cas où celui-ci n’apporterait pas pleinement satisfaction, notamment parce qu’il manquerait certains passages ou informations importants. Alliance des mots est pleinement à l’écoute de sa clientèle sur ce point, et est toujours prêt à améliorer ou compléter la version initiale de ses livrables quand ses clients en manifestent le souhait.

Un service accessible à tous les budgets ?

Faire appel à une société de rédaction est relativement coûteux dans la mesure où la prestation fournie nécessite des heures de travail, et ce d’autant plus quand la réunion a été longue et que le document demandé est un compte rendu répertoriant la totalité des informations émises en séance (Verbatim, transcription intégrale révisée). Aussi, tous les CSE ne peuvent pas s’offrir les services d’un rédacteur, du moins de manière permanente. Le pôle rédaction de CONSEIL CE, Alliance des mots, fait alors savoir à ses prospects dont le budget est limité qu’ils peuvent tout à fait faire appel ponctuellement à ses services, notamment pour des réunions particulièrement importantes dont le PV devra être établi dans les plus brefs délais. La synthèse est par ailleurs un produit moins coûteux que le compte rendu intégral, ce dernier nécessitant par nature davantage de travail. De la même façon, une prestation de rédaction à partir des enregistrements fournis par le client sera moins chère qu’une prestation avec intervention d’un rédacteur en séance. Dans tous les cas, Alliance des mots est pleinement à même de définir la prestation la plus adaptée au budget de ses prospects.

Pourquoi confier la rédaction des PV de CSE/CSSCT à Alliance des mots ?

Alliance des mots travaille quotidiennement depuis plus de 10 ans avec les instances représentatives du personnel, et s’est adapté sans aucune difficulté à la réforme des IRP encadrée par l’ordonnance 2017-1386 du 22 septembre 2017. Son équipe est la même depuis plusieurs années, et ses rédacteurs sont devenus des experts des réunions sociales et de leurs problématiques, capables de rédiger vos PV à partir de vos enregistrements, de vous assister en présentiel ou en visioconférence. Également rédacteur, son responsable connaît parfaitement le métier du pôle qu’il dirige et est ainsi pleinement à même de comprendre les doléances de ses clients et les contraintes de son équipe. De plus, Alliance des mots est le pôle rédaction de CONSEIL CE, une entreprise spécialisée dans les services à destination des élus, du comité social et économique et de sa commission SSCT. Il se trouve donc au cœur des enjeux et préoccupations de ces derniers. Faire appel à Alliance des mots pour la rédaction des PV de CSE et de CSSCT, c’est faire le choix de collaborer avec des professionnels de l’institution représentative du personnel et du paysage socioéconomique français. Sérénité, écoute, gain de temps, qualité professionnelle, prestation sur-mesure, accompagnement personnalisé sont ainsi autant de raisons de confier la rédaction de ses comptes rendus à Alliance des mots.

Le PV de CSE/CSSCT : les textes de loi

Les modalités de rédaction des PV de CSE sont définies par les textes législatifs suivants :

  • Article L2315-34 du Code du travail, modifié par ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017 ;
  • Article R2315-25 du Code du travail, modifié par décret 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité sociale et économique ;
  • Article D2315-26 du Code du travail, modifié par décret 2017-1819 du 29 décembre 2017 ;
  • Article D2315-27 du Code du travail, modifié par décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.

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